Stan w cyklu
Na karcie Stan w cyklu w VaultAdmin możemy ustawić zasady dla dokumentów kiedy przechodzą one przez cykl projektowy. Cykl jest przewidywanym okresem trwania produktu od czasu rozpoczęcia projektu do jego utylizacji. Stany w cyklu definiują fazy w historii produktu.
-
Nazywanie stanów. Możemy nazwać stany w oparciu o definicje/standardy danej firmy. Każda firma posiada własne oznaczenia stanów. Na przykład: W trakcie projektowania, W opracowaniu, W toku, Oczekiwanie na recenzję, Wypuszczony na rynek, Przestarzały, Archiwum.
-
Określanie zasad. Możemy określić właściciela, ograniczyć poprawki i określić stan w oparciu o zmianę stanu. Na przykład: Gdy dokument zmienia się z W toku na Wypuszczony na rynek, właścicielem staje się menedżer. Albo gdy dokument w stanie Wypuszczony na rynek zostaje zaewidencjonowany, stan zmienia się na pierwszy stan na liście.
-
Poprawki. Dokumenty przechodzą często przez kilka poziomów poprawek dla każdego stanu w cyklu.
Ustawianie stylu w cyklu jest opcjonalne.
Ogólne
Włącz cykl. Udostępnia inne ustawienia.
Kontroluj dostęp do dokumentów używając stanu w cyklu. Umożliwia kontrolę dostępu dla określonych użytkowników i grup dla każdego stanu w części Zasady dla wybranego stanu w cyklu.
Zasady ustawione przez administratora na karcie Stan w cyklu w VaultAdmin są nadrzędne w stosunku do ustawień zaewidencjonowywania klienta. Jeżeli obowiązuje zasada VaultAdmin, zmiana stanu w cyklu jest wyłączona podczas zaewidencjonowywania klienta.
Zezwalaj na przejęcie własności z dostępem tylko do odczytu do ostatniej poprawki dokumentu. Opcja ta pozwala użytkownikom na przejęcie własności dokumentu jeżeli mają oni dostęp tylko do odczytu w oparciu o poziom poprawki dokumentu.
Stany w cyklu
Utwórzmy zestaw stanów w cyklu. Na przykład: W trakcie projektowania, W trakcie recenzowania i Wypuszczony na rynek.
-
Aby utworzyć stan, należy kliknąć Nowy stan, wpisać nazwę w oknie dialogowym a następnie kliknąć OK. Nazwy stanów nie uwzględniają wielkości liter.
-
Aby usunąć stan, należy wybrać stan, kliknąć Usuń i kliknąć OK, aby potwierdzić.
-
Aby zmienić kolejność listy, należy wybrać stan i kliknąć Przenieś w górę lub Przenieś w dół. Kolejność jest ważna ponieważ definiuje ona postęp dokumentów w cyklu.
Zmień stan
Zezwalaj na zmiany stanu przy zaewidencjonowaniu i na poziomy poprawek oparte o stan. Jeżeli użytkownicy lub grupy mają zezwolenie na zmianę stanu w cyklu, stan może być określony w oknie dialogowym zaewidencjonowywania. Zmiana w stanie w cyklu następuje jako oddzielny krok po zaewidencjonowaniu. Zasady stanu w cyklu oparte są na stanie:
-
W przechowalni przed zaewidencjonowaniem
-
Wybrane w oknie dialogowym zaewidencjonowania
Użytkownicy, grupy, które mogą zmieniać stan. Należy wybrać jedną lub więcej z poniższych opcji:
-
Administratorzy
-
Właściciel dokumentu z dostępem DOZ. Właściciele z dostępem do odczytu/zapisu mogą zmieniać stan dokumentu.
-
Właściciel dokumentu z dostępem TDO. Właściciele z dostępem tylko do odczytu mogą zmieniać stan dokumentu.
-
Ten użytkownik lub grupa. Należy wybrać z listy.
-
Tylko administratorzy mogą zmieniać stan poprzednich poprawek. Powyższe wybory stosują się tylko do bieżącej poprawki. Opcja ta umożliwia zmiany stanu dla poprzednich poprawek tylko przez administratorów.
Zasady dla wybranego stanu w cyklu
Należy wybrać stan w części Stany w cyklu i określić zasady dla tego stanu.
-
Kiedy dokument jest zaewidencjonowywany lub jego stan zmieniany na wybrany stan.
-
-
Zmień właściciela dokumentu na: <bez zmian>, <brak> lub nazwę użytkownika na liście.
-
Zmień inne poprawki dokumentu w wybranym stanie na stan: <bez zmian> lub stan na liście.
-
-
Kiedy dokument w wybranym stanie przed zaewidencjonowaniem, jest następnym razem zaewidencjonowany, zmień stan dokumentu na:
-
-
<bez zmian>
-
Poprzedni stan
-
Następny stan
-
Pierwszy na liście
-
Ostatni na liście
-
Stan na liście
-
-
Kiedy dokument w wybranym stanie przed zaewidencjonowaniem, jest następnym razem zaewidencjonowany, zezwalaj by jego poprawka uległa zmianie na następujących poziomach. W zależności od bieżącej poprawki dokumentu, możemy ograniczyć zaewidencjonowywanie dokumentu. Wybór Pierwszorzędne, Drugorzędne lub Trzeciorzędne kontroluje które elementy poziomu poprawki mogą być zmieniane podczas zaewidencjonowywania. Początkowe zaewidencjonowanie jest uważane za zmianę z zera do wartości.
Na przykład: jeżeli schemat poprawki używa zarówno poziomu Pierwszorzędnego jak i Drugorzędnego, musimy wybrać poziom Pierwszorzędny i Drugorzędny dla zaewidencjonowywania w wybranym stanie w cyklu, aby dokumenty były zaewidencjonowywane w tym stanie. Aczkolwiek jeżeli wybierzemy Pierwszorzędne ale nie Drugorzędne wówczas Drugorzędne może ulec zmianie na pierwsze na liście kiedy Pierwszorzędne ulegnie zmianie; na przykład, PRE-11 na DEV-01.
Jeżeli jedynym wybranym poziomem poprawki jest Kopia robocza, wówczas Kopia robocza jest wymagana przy zaewidencjonowywaniu dokumentu w wybranym stanie w cyklu włącznie z pierwszym zaewidencjonowaniem dla dokumentów nie będących jeszcze w przechowalni kiedy stan jest pierwszy na liście.
-
Nie zezwalaj na powrót do wybranego ani do poprzedniego poziomu stanu. Zgodnie z sekwencją poziomów stanów w części Stany w cyklu, dokumenty, które przechodzą poza wybrany stan nie mogą powrócić do tego stanu.
-
Kontroluj dostęp do poprawki dokumentu w wybranym stanie w następujący sposób (wybierz w kolumnach 1 i 2): Należy wybrać TDO (Dostęp tylko do odczytu) lub DOZ (Dostęp do odczytu/zapisu) dla konkretnych użytkowników i grup.
Możemy ograniczyć dostęp dla stanów w cyklu bardziej niż dla projektów.