Cycle de vie
Dans l’onglet Cycle de vie de VaultAdmin, vous pouvez établir des règles au fur et à mesure que les documents progressent dans le cycle de vie du développement. Le cycle de vie représente la vie anticipée d’un produit, de sa création à son élimination. Les états de cycle de vie définissent les phases de l’histoire d’un produit.
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Nommer les états. Vous pouvez nommer les états en fonction des définitions de votre société. Chaque société possède ses propres désignations d’états. Par exemple: Conception, En cours, En attente, En attente de révision, Distribué, Obsolète, Archive.
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Spécifier des règles. Vous pouvez spécifier le propriétaire, restreindre les révisions et spécifier l’état sur la base d’un changement d’état. Par exemple: lorsqu’un document passe de l’état En attente à l’état Distribué, le propriétaire en devient responsable; ou bien lorsqu’un document dont l’état est Distribué est archivé, son état passe au premier état de la liste.
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Révisions. Les documents passent souvent par plusieurs niveaux de révision lors de chaque état de cycle de vie.
Définir un cycle de vie est facultatif.
Général
Activer le cycle de vie. Rend les autres paramètres disponibles.
Contrôler l’accès au document selon l’état. Active le contrôle d’accès pour les utilisateurs et les groupes spécifiés pour chaque état sous Règles s’appliquant à l’état sélectionné.
Les règles définies par l’administrateur du coffre-fort dans l’onglet Cycle de vie de VaultAdmin ont priorité sur les paramètres d’archivage du client. Si une règle de VaultAdmin est en vigueur, la modification de l’état du cycle de vie est désactivée pendant l’archivage par le client.
Autoriser devenir propriétaire avec accès en LS à la dernière révision du document. Cette option permet aux utilisateurs de devenir propriétaire d’un document s’ils ont accès en lecture seule en fonction du niveau de révision du document.
Etats du cycle de vie
Créez un ensemble d’états de cycle de vie. Par exemple: Développement, Test et Commercialisation.
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Pour créer un état, cliquez sur Nouvel état, tapez un nom dans la boîte de dialogue et cliquez sur OK. Les noms des états sont sensibles à la casse.
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Pour supprimer un état, sélectionnez-le, cliquez sur Supprimer et sur OK pour confirmer.
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Pour réordonner la liste, sélectionnez un état et cliquez sur Monter ou Descendre. L’ordre est important puisqu’il définit la progression des documents dans le cycle de vie.
Changer l’état
Autoriser les modifications du cycle de vie à l’archivage et les niveaux de révision basés sur l’état. Si les utilisateurs ou les groupes ont l’autorisation de modifier l’état du cycle de vie, celui-ci peut être spécifié dans la boîte de dialogue d’archivage. La modification de l’état du cycle de vie intervient après l’archivage. Les règles du cycle de vie sont basées sur l’état:
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Dans le coffre-fort avant l’archivage
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Sélectionné dans la boîte de dialogue d’archivage
Utilisateurs, groupes pouvant modifier l’état. Sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes:
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Administrateurs
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Propriétaire du document avec accès en LE. Les propriétaires avec accès en lecture/écriture peuvent modifier l’état d’un document.
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Propriétaire du document avec accès en LS. Les propriétaires avec accès en lecture seule peuvent modifier l’état d’un document.
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Cet utilisateur ou groupe. Faites votre sélection dans la liste.
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N’autoriser que les administrateurs à modifier l’état des révisions antérieures. Les sélections ci-dessus s’appliquent à la révision en cours. Cette option restreint les modifications de l’état des révisions antérieures aux administrateurs.
Règles pour l’état du cycle de vie sélectionné
Sélectionnez un état sous Etats du cycle de vie et spécifiez des règles pour cet état.
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Lorsqu’un document est archivé ou passe à l’état sélectionné.
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Remplacer le propriétaire du document par: <ne pas changer>, <aucun> ou un nom d’utilisateur dans la liste.
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Passer les autres révisions du document de l’état sélectionné à:: <ne pas changer> ou un état dans la liste.
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Lors du prochain archivage d’un document à l’état sélectionné avant l’archivage, passer son état à:
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<ne pas changer>
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Objet d’état précédent
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Objet d’état suivant
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Premier de la liste
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Dernier de la liste
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Un état de la liste
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Lors du prochain archivage d’un document à l’état sélectionné avant l’archivage, autoriser sa révision à changer aux niveaux suivants. En fonction de la révision actuelle du document, vous pouvez en restreindre l’archivage. Sélectionnez Primaire, Secondaire ou Tertiaire pour contrôler quels éléments du niveau de révision peuvent être modifiés pendant l’archivage. L’archivage initial est considéré comme un changement d’une valeur nulle à une valeur.
Ainsi, si le schéma de révision utilise les niveaux Primaire et Secondaire, vous devez sélectionner les niveaux Primaire et Secondaire pour archiver les documents voulus au stade du cycle de vie sélectionné. Cependant, si vous sélectionnez Primaire et pas Secondaire, alors Secondaire peut passer premier de la liste lorsque Primaire change ( par exemple de PRE-11 à DEV-01).
Si Copie de travail est le seul niveau de révision sélectionné, alors Copie de travail est nécessaire lors de l’archivage de documents au stade du cycle de vie sélectionné, y compris lors du premier archivage de documents qui ne sont pas encore dans le coffre-fort lorsque l’état en question est en début de liste.
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Ne pas autoriser un document à revenir à l’état sélectionné ou à un état antérieur. Suivant la séquence de niveaux d’état dans Etats du cycle de vie, les documents qui se déplacent au-delà de l’état sélectionné ne peuvent pas revenir à cet état.
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Contrôler l’accès aux révisions du document à l’état sélectionné comme suit (sélectionnez vos options dans les colonnes 1 et 2). Sélectionnez RO (Lecture seule) ou RW (Lecture/Ecriture) pour des utilisateurs ou groupes spécifiques.
L’accès peut être restreint davantage pour l’état de cycle de vie que pour les projets.