Lebenszyklus
Auf der Registerkarte Lebenszyklus in VaultAdmin werden die Regeln für die Dokumente festgelegt, während sie den Entwicklungslebenszyklus durchlaufen. Unter Lebenszyklus versteht man die erwartete Entwicklung eines Produktes von der Erzeugung bis zur Entsorgung. Die Lebenszyklus-Statuseinträge definieren die einzelnen Phasen im Lebenszyklus.
-
Statuseinträge benennen. Sie können Statuseinträge auf der Grundlage der in Ihrem Unternehmen üblichen Regeln benennen. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Benennungsregeln für die Statuseinträge. Beispiel: In Konstruktion, In Bearbeitung, Ausstehend, Zur Prüfung, Freigegeben, Obsolet, Archiv.
-
Regeln festlegen. Sie können den Besitzer festlegen, die Prüfung limitieren und den Status basierend auf einer Statusänderung definieren. Beispiel: Wenn sich der Dokumentstatus von Ausstehend in Freigegeben oder sich der Besitzer ändert oder wenn ein Dokument mit dem Status Freigegeben eingecheckt wird, wird der Status zum ersten Status in der Liste geändert.
-
Versionen. Dokumente durchlaufen oft mehrere Versionsstufen während der einzelnen Lebenszyklus-Statuseinträge.
Sie müssen den Lebenszyklus nicht festlegen.
Allgemein
Lebenszyklus aktivieren. Macht die anderen Einstellungen verfügbar.
Dokumentzugriff mittels Status kontrollieren. Ermöglicht steuernden Zugriff für definierte Benutzer und Gruppen in einzelnen Status unter Regeln für den ausgewählten Lebenszyklusstatus.
Regeln, die vom Tresoradministrator auf der VaultAdmin Registerkarte Lebenszyklus festgelegt sind, haben Vorrang vor Client-Einstellungen für das Einchecken. Wenn eine VaultAdmin Regel in Kraft ist, ist die Änderung des Lebenszyklusstatus während des Client-Eincheckens deaktiviert.
Besitzrechtübernahme mit Lesezugriff auf neueste Dokumentversion zulassen. Die Option erlaubt es Benutzern, das Besitzrecht eines Dokuments zu übernehmen, wenn Sie Lesezugriff basierend auf der Versionsebene des Dokuments haben.
Lebenszyklusstatus
Sie können einen Satz an Lebenszyklus-Statuseinträgen festlegen. Beispiel: In Entwicklung, Zur Prüfung und Veröffentlicht.
-
Um einen neuen Status hinzufügen, klicken Sie auf Neuer Status, geben Sie einen Namen in das Dialogfeld ein, und klicken Sie auf OK. Bei Statusnamen ist die Groß- oder Kleinschreibung nicht relevant.
-
Um einen Status zu löschen, wählen Sie diesen aus, klicken Sie auf Löschen, und klicken Sie anschließend zur Bestätigung auf OK.
-
Um die Liste neu anzuordnen, wählen Sie einen Status aus und klicken Sie auf Nach oben bzw. Nach unten. Die Reihenfolge ist wichtig, da diese den Durchlauf des Dokuments im Lebenszyklus bestimmt.
Status ändern
Statusänderungen beim Einchecken und Versionsebenen basierend auf dem Status zulassen. Wenn Benutzer oder Gruppen berechtigt sind, den Lebenszyklusstatus zu ändern, kann der Status im Einchecken-Dialogfeld festgelegt werden. Die Änderung im Lebenszyklusstatus tritt als separater Schritt nach dem Einchecken ein. Lebenszyklusregeln basieren auf dem Status:
-
Im Tresor vor dem Einchecken
-
Ausgewählt im Einchecken-Dialogfeld
Anwender, Gruppen, die Status ändern können. Wählen Sie eine oder mehrere Optionen aus den folgenden Optionen aus:
-
Administratoren
-
Dokumentbesitzer mit Schreibzugriff. Besitzer mit Schreibzugriff können den Dokumentstatus ändern.
-
Dokumentbesitzer mit Lesezugriff. Besitzer mit Lesezugriff können den Dokumentstatus ändern.
-
Dieser Anwender oder diese Gruppe. Wählen Sie aus der Liste aus.
-
Nur Administratoren dürfen den Status früherer Versionen ändern. Die og. Auswahl gilt für die aktuelle Version. Diese Option beschränkt die Statusänderungen für frühere Versionen auf Administratoren.
Regeln für den ausgewählten Lebenszyklusstatus
Wählen Sie einen Status unter Lebenszyklusstatus aus, und definieren Sie die Regeln für diesen Status.
-
Wenn ein Dokument eingecheckt oder in den ausgewählten Status geändert wird.
-
-
Dokumentbesitzer ändern in: <nicht ändern>, <keiner> oder einen Benutzernamen in der Liste.
-
Andere Dokumentversionen im ausgewählten Status in folgenden Status ändern: <nicht ändern> oder einen Status in der Liste.
-
-
Wenn ein Dokument im ausgewählten Status vor dem Einchecken nächstes Mal eingecheckt wird, den Dokumentstatus ändern in:
-
-
<nicht ändern>
-
Vorheriges Statuselement
-
Nächstes Statuselement
-
Erstes in der Liste
-
Letztes in der Liste
-
Ein Status in der Liste
-
-
Wenn ein Dokument im ausgewählten Status vor dem Einchecken nächtes Mal eingecheckt wird, Versionsänderungen auf folgenden Ebenen zulassen. In Abhängigkeit von der aktuellen Version des Dokuments, können Sie die Dokumenteneincheckung beschränken. Die Auswahl von Primär, Sekundär oder Tertiär steuert, welche Elemente der Versionsebene während des Eincheckens geändert werden dürfen. Die erste Eincheckung gilt als Änderung von Null auf einen Wert.
Wenn z.B. das Versionsschema sowohl Primäre als auch Sekundäre Ebenen verwendet, müssen Sie die Ebenen Primär und Sekundär zum Einchecken im ausgewählten Lebenszyklusstatus auswählen, damit Dokumente in diesem Status eingecheckt werden können. Wenn Sie aber Primär und nicht Sekundär auswählen, kann Sekundär zuerst in der Liste geändert werden, wenn sich Primär ändert; z.B. PRE-11 zu DEV-01.
Wenn Arbeitskopie die einzige ausgewählte Versionsebene ist, dann ist Arbeitskopie erforderlich, wenn Dokumente im ausgewählten Lebenszyklusstatus eingecheckt werden, einschließlich die erste Eincheckung für Dokumente, die sich nicht im Tresor befinden, wenn der Status der erste in der Liste ist.
-
Rückkehr eines Status zu ausgewähltem oder einem früheren Status nicht ermöglichen. Dokumente, die der Reihenfolge der Statusebenen unter Lebenszyklusstatus folgen und die nach dem ausgewählten Status weitere Statuseinträge durchlaufen, können nicht in diesen Status zurückgebracht werden.
-
Zugriff auf Dokumentversion im ausgewählten Status wie folgt steuern (Auswahl in Spalte 1 und 2). Wählen Sie LZ (Lesezugriff) oder SL (Schreibzugriff) bei den entsprechenden Benutzern und Gruppen.
Die Zugriffsrechte für den Lebenszyklus können weiter eingeschränkt werden als bei Projekten.