Životní cyklus
Na záložce Životní cyklus Správy úschovny můžete zadat pravidla pro dokumenty během cyklu životního vývoje. Životní cyklus je předpokládaný život produktu od počátku do odstranění. Stavy životního cyklu definují historické fáze daného produktu.
-
Pojmenovat stavy. Stavy můžete pojmenovat na základě definic vašeho podniku. Každý podnik má vlastní označení pro jednotlivé stavy. Příklad: Návrh, Realizace, Schvalování, Čeká na posudek, Uvolněn, Zastaralý, Archiv.
-
Určit pravidla. Můžete určit uživatele, omezit opravu a určit stav na základě změny stavu. Příklad: Když dokument upraví stav ze Schvalování na Uvolněn, vlastníkem se stane manažer, nebo když je dokument se stavem Uvolněn odevzdán, dojde ke změně na první stav v daném seznamu.
-
Opravy. Dokumenty většinou projdou několika úrovněmi oprav v každém stavu životního cyklu.
Nastavení životního cyklu je volitelné.
Obecné
Zapnout cyklus. Nastavte ostatní možnosti, které jsou k dispozici.
Kontrolovat přístup k dokumentům na základě stavu. Umožňuje kontrolu přístupu pro určité uživatele a skupiny u každého stavu podle Pravidel pro vybrané stavy životního cyklu.
Pravidla zadaná správcem úschovny na záložce Životní cyklus mají přednost před nastaveními pro odevzdání klienta. Pokud je zapnuto pravidlo Správy úschovny, změna stavu životního cyklu je při odevzdání klienta vypnuta.
Povolit vlastnictví nejnovějších oprav s přístupem pro čtení a zápis. Tato možnost umožní uživatelům převzít vlastnictví dokumentu, pokud mají oprávnění pouze pro čtení v závislosti na úrovni oprav dokumentu.
Stavy životního cyklu
Vytvořte stavy životního cyklu. Příklad: Ve vývoji, Posuzován a Uvolněn na trh.
-
Chcete-li vytvořit stav, klepněte na Nový stav, zadejte název v dialogovém okně a klepněte na OK. V názvem stavů se nerozlišují malá a velká písmena.
-
Chcete-li odstranit stav, vyberte jej, klepněte na Odstranit a klepnutím na OK potvrďte odstranění.
-
Chcete-li změnit pořadí stavů, zvolte jeden a klepněte na Posunout nahoru nebo Posunout dolů. Pořadí je důležité, protože určuje pokrok dokumentů životním cyklem.
Změnit stav
Povolit změny stavu při odevzdání a povolit opravy úrovní na základě stavu. Mají-li uživatelé oprávnění ke změně stavu životního cyklu, stav může být určen v dialogu při odevzdání dokumentu. Změna stavu životního cyklu nastane jako oddělený krok po odevzdání. Pravidla životního cyklu jsou založená na stavu:
-
V úschově před odevzdáním
-
Vybráno v dialogovém okně Odevzdat dokument
Uživatelé a skupiny, které mohou změnit stav. Vyberte jednu nebo více následujících možností:
-
Správci
-
Vlastník dokumentu s oprávněním pro čtení a zápis. Vlastníci s oprávněním pro čtení i zápis mohou změnit stav dokumentu.
-
Vlastník dokumentu s oprávněním pouze pro čtení. Vlastníci s oprávněním pouze pro čtení mohou změnit stav dokumentu.
-
Tento uživatel nebo skupina. Vyberte ze seznamu.
-
Povolit pouze správcům změnit stav předešlých oprav. Výše uvedené výběry se vztahují na stávající opravu. Tato možnost omezuje provedení změny stavu předešlých oprav pouze na správce.
Pravidla pro vybrané stavy životního cyklu
Vyberte stav pod položkou Stavy životního cyklu a vyberte pravidla pro tento stav.
-
Když je dokument odevzdán nebo modifikován na vybraný stav.
-
-
Změnit vlastníka dokumentu na: <neměnit>, <žádný>, nebo zvolte jméno ze seznamu uživatelů.
-
Změnit ostatní opravy dokumentu s vybraným stavem na stav: <neměnit> nebo zvolte stav ze seznamu.
-
-
Pokud má dokument pro odevzdání vybraný stav, změňte stav dokumentu na:
-
-
<neměnit>
-
Předchozí položka stavu
-
Další položka stavu
-
První v seznamu
-
Poslední v seznamu
-
Stav v seznamu
-
-
Pokud je dokument vybraný pro odevzdání další v řadě pro odevzdání, povolte změnu jeho opravy na následujících úrovních. N základě aktuální opravy dokumentu můžete omezit odevzdání dokumentu. Vyberte První, Druhou, nebo Třetí, čímž můžete ovládat, které elementy úrovně opravy je možné změnit při odevzdání. Prvotní odevzdání je považováno za změnu z nuly na hodnotu.
Pokud schéma oprav například používá První i Druhé úrovně, musíte vybrat První i Druhé úrovně při odevzdání u vybraného stavu životního cyklu pro dokumenty odevzdávané v tomto stavu. Když ale vyberete První ale ne Druhé, potom Druhé se může změnit jako první v seznamu, když se změní První changes;například PRE-11 na DEV-01.
Je-li Pracovní kopie jediná vybraná úroveň opravy, Pracovní kopie je potom požadovaná při odevzdávání dokumentů ve vybraném stavu životního cyklu, včetně prvního odevzdání dokumentů, které nejsou v úschovně když je stav poprvé v seznamu.
-
Nepovolit, aby se stav vrátil na vybraný nebo předchozí stav. Podle pořadí úrovní stavů pod položkou Stavy životního cyklu se dokumenty, které překročily vybraný stav nemohou do tohoto stavu vrátit.
-
Kontrolovaný přístup k opravě dokumentu s vybraným stavem je následující (vybrat ve sloupcích 1 a 2). Vyberte JPČ (jeno pro čtení) nebo ČZ (čtení/zápis) pro určité uživatele a skupiny.
Přístup můžete omezit přesněji pro stav životního cyklu než pro projekty.